หน่วยที่ 6 จดหมายอิเล้กทรอนิกส์

 จดหมายอิเล้กทรอนิกส์

         ความสามารถของอินเทอร์เน็ตมีมากมาย โดยเฉพาะการบริการที่ได้รับความนิยมมากที่สุดอย่างหนึ่งคือ การบริการด้านจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ หรือ E-mail การส่งอีเมลไปยังปู้รับที่อยู่ในระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตจะเหมือนกับการส่งจดหมายทางไปรษณีย์ ถ้าต้องการที่จะส่งจดหมายไปหาใครก็ตาม สิ่งที่เราทราบคือ ที่อยู่ของผู้รับจดหมายนั้น แต่ไม่ใช่ที่อยู่ตามบ้านเลขที่ที่เราอยู่ตามทะเบียนบ้าน ที่อยู่ในที่นี้หมายถึงที่อยู่ทางอินเทอร์เน็ตของผู้ใช้แต่ละคนที่เรียกว่า อีเมลแอดเดรส นั้นเอง
         อีเมล (E-mail) จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (E-Mail) คือ การส่งข้อความหรือข่าวสารจากบุคคลหนึ่งไปยังบุคคลอื่นๆ ผ่านทางคอมพิวเตอร์และระบบเครือข่ายเหมือนกับการส่งจดหมาย แต่อยู่ในรูปแบบของสัญญาณข้อมูลที่เป็นอิเล็กทรอนิกส์ โดยเปลี่ยนการนำส่งจดหมายจากบุรุษไปรษณีย์มาเป็นโปรแกรม และเปลี่ยนจากการใช้เส้นทางจราจรคมนาคมทั่วไปมาเป็นช่องสัญญาณรูปแบบต่างๆ ที่เชื่อมต่อระหว่างเครือข่ายคอมพิวเตอร์ ซึ่งจะตรงเข้ามาสู่ Mail Box ที่ถูกจดสรรใน Server ของผู้รับปลายทางทันที
     การรับส่งอีเมลผ่านทางระบบเครือข่ายอินเทอรืเน็ตจะประกอบด้วย 3 ส่วนหลัก คือ
     1. เมลเซิร์ฟเวอร์ คือ เครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่ายของผู้ให้บริการด้านอีเมลสำหรับเก็บอีเมล
     2. เมลไคลเอนท์ คือ เครื่องคอมพิวเตอร์ลูกข่ายของผู้ใช้บริการที่เป็นตัวเรียกอีเมลมาจากเมลเซิร์ฟเวอร์
     3. โปรโตคอลสำหรับรับส่งเมล คือ ระเบียนวิธีที่ใช้ในการสื่อสารข้อมูลด้านอีเมล บนระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต

โปรโตคอลสำหรับรับส่งอีเมล

     โปรโตคอลที่ใช้ในการสื่อสารข้อมูลด้าสนอีเมลบนระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ประกอบด้วย

SMTP

     SMTP (Simple Message Transfer Protocol) ทำหน้าที่ ส่งอีเมลจากเมลเซิร์ฟเวอร์ของผู้ส่งไปยังเมลเซิร์ฟเวอร์ของผู้รับ จากกรณีตัวอย่างในการส่งและรับอีเมลระหว่างคุณกุลรพี และคุณเพลงพิณ ดังนี้
     1. คุณกุลรพี ต้องการส่งอีเมล โดนใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ในการส่งที่เรียกว่า "เมลไคลเอนท์" เมื่อเขียนจดหมายพร้อมที่จะส่ง ต้องกำหนดชื่อผู้ส่งจดหมาย และชื่อผู้รับจดหมาย เมื่อได้ทำการคลิกเลือก ส่งจดหมาย  ก็คือการสั่งให้เมลไคลเอนท์ทำการส่งจดหมายให้
     2. เมลไคเอนท์ของคุณกุลรพี จะทำการสร้างทางเชื่อมต่อแบบ TCP กับเมลเซิร์ฟเวอร์ที่เราได้ขอเป็นสามาชิกอยู่ คือ mail.chaiyo.com เมื่อเมลเซิร์ฟเวอร์ได้รับจดหมายก็จะจัดเก็บไว้ในคิวเพื่อทำการส่งต่อไป    

     3. เมลเซิร์ฟเวอร์ของกุลรพี ก็จะสามารถเชื่อมต่อแบบ TCP กับเมลเซิร์ฟเวอร์ของคุณเพลงพิณ

และจะทำการส่งข้อความในอีเมลระหว่างเมลเซิร์ฟเวอร์

    4. เมื่อเมลเซิร์ฟเวอร์ของคุณเพลงพิณ ได้รับอีเมลแล้วก็จะนำอีเมลนั้นจัดเก็บไว้ในเมลบ็อกซ์ ของคุณเพลงพิณเพื่อรอการเปิดอ่านต่อไป

     5. เมื่อคุณเพลงพิณ ต้องการอ่านอีเมลก็จะทำการสั่งให้เมลไคลเอนท์ของตนเองทำการดึงอีเมลที่อยู่ในเมลบ็อกซ์มาอ่าน

 

POP

      กระบวนการส่งเมลจะสิ้นสุดเมื่อผู้ส่งสั่งให้เมลไคลเอนท์ส่งข้อมูลไปถึงเมลเซิร์ฟเวอร์ของผู้รับและอีเมลนั้นจะถูกจัดเก็บไว้ในเมลบ็อกซ์ของผู้รับที่เครื่องเมลเซิร์ฟเวอร์ ดังนั้น เมื่อเราขอสมัครเป็นสามาชิกของเมลเซิร์ฟเวอร์ใดแล้ว เราจะได้พื้นที่ของเมลเซิร์ฟเวอร์เพื่อเป็นเมลบ็อกซ์ ของเราเมื่อต้องการอ่านจดหมายที่อยู่ในเมลบ็อกซ์ จะต้องทำการล็อกอินเข้าไป ดังนั้น เจ้าของเมลบ็อกซ์เท่านั้นจึงจะสามารถอ่านจดหมายในกล่องเมลบ็อกซ์ได้ การอ่านจดหมายก็จะใช้โปรแกรมอ่านข้อความในจดหมาย และเมลไคลเอนท์ จะต้องใช้โปรโตคอล เช่น POP, IMAP เพื่อดึงอีเมลจากเซิร์ฟเวอร์มาเก็บไว้ที่เครื่องไคลเอนท์ของผู้ใช้ เพื่ออ่านอีเมลที่มีผู้ส่งมาถึงต่อไป

IMAP

     IMAP (Internet Message Access Protocol) คือ โปรโตคอลที่ใช้ในการจัดการเมลบ็อกซ์ซึ่งนำมาใช้แก้ปัญหาของ POP3 โดยโปรโตคอล IMAP จะอนุญาตให้ผู้ใช้สามารถจัดการเมลบ็อกซ์ที่เซิร์ฟเวอร์ได้ และยังสามารถย้ายเมลจากโฟลเดอร์หนึ่งไปยังอีกโฟลเดอร์หนึ่งได้ และนอกจากนี้ยังได้จัดเก็บรายละเอียดของสถานะของเมลว่าเมลใดที่อ่านได้แล้ว หรือเมลใดที่ยังไม่ได้อ่าน IMAP ยังสามารถให้ผู้ใช้ดาวน์โหลดเฉพาะบางส่วนของเมลได้ เช่น ดาวน์โหลดเฉพาะส่วนหัวของอีเมล หรือถ้าเป็นอีเมลที่มีไฟล์แนบ (Attachment) มาด้วย ผู้ใช้อาจกำหนดให้ดาวน์โหลดเฉพาะข้อความเท่านั้น ส่วนไฟล์ที่แนบอาจจะเก็บไว้ที่เซิร์ฟเวอร์ก่อน

รูปแบบของอีเมล และอีเมลแอดเดรส

     ชื่อผู้ใช้ (Username) คือ ชื่ออะไรก็ได้ที่ผู้ขอใช้บริการอีเมลได้ตั้งขึ้น โดยจะต้องไม่ซ้ำกับสมาชิกคนอื่น

      @ คือ อ่านว่า “แอท” เป็นสัญลักษณ์ที่คั่นระหว่างชื่อและที่อยู่ของอีเมลแอดเดรส

      ที่อยู่ คือ ชื่อดดเมนเนมของเว็บไซต์ที่ให้บริการอีเมล เช่น hotmail.com, yahoo.com, chaiyo.com

  

ประเภทของอีเมล

             อีเมลเป็นสิ่งจำเป็นในการสื่อสารของโลกปัจจุบัน สำหรับผู้ใช้อินเทอร์เน็ตเพราะ สะดวก ประหยัด และรวดเร็ว ดังนั้น การให้บริการอีเมลจึงมีหลายรูปแบบ ดังนี้

                     1. อีเมลจากผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต คือ อีเมลที่ได้มาเมื่อเราสมัครเป็นสมาชิกของผู้ให้บริการด้านอินเทอร์เน็ต โดยการซื่อชั่วโมงการใช้อิoเทอร์เน็ตเป็นบริการเพื่อเพิ่มเติมให้แก่ลูกค้า และเป็นบริการที่จะสามารถติดต่อกับสมาชิกได้อย่างรวดเร็ว

                   2.อีเมลจากองค์กร เช่น บริษัท สถาบันการศึกษา หน่วยงาน หรือองค์กรต่างๆ ซึ่งจะเป็นอีเมลที่ให้บริการเฉพาะกลุ่มบุคคลที่เป็นสามาชิกอยู่ภายใต้องค์กรนั้นๆ เช่น kulrapee@nvc-korat.at.th โดยที่อยู่ nvc-korat.at.th คือ ชื่อโดเมนเนมของวิทยาลัยอาชีวศึกษานครราชสีมาซึ่งสมาชิก คือ บุคลากรภายในวิทยาลัยอาชีวศึกษานครราชสีมา เท่านั้น

                  3.อีเมลฟรี คือ เว็บไซต์ที่ให้บริการรับส่งจดหมายบนเครือข่ายอินเทอร์เน็ตโดยไม่จำกัดกลุ่มบุคคล ซึ่งใครที่ต้องการใช้บริการก็สามารถที่จะเข้ามาลงทะเบียนเป็นสมาชิกเพื่อขออีเมลแอดเดรสได้ทันทีดดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายใดๆ เมื่อได้รับการลงทะเบียนเป็นสมาชิกของอีเมลนั้นแล้วก็จะได้รับพื้นที่ของเมลบ็อกซ์เพื่อจัดเก็บจดหมาย ซึ่งมีเว็บไซต์มากมายที่ให้บริการอีเมลฟรีแก่ผู้ใช้บริการอินเทอร์เน็ต เช่น hotmail.com, thaimail.com, chaiyo.com, siammail.com, yahoo.com, thaibuz.com เป็นต้น

       การใช้บริการอีเมลสามารถติดต่อสื่อสารได้กับทุกคนทั่วโลก นอกจากการสื่อสารผ่านทางข้อความแล้ว ยังสามารถแนบไฟล์ข้อมูลอื่นๆ ไปได้ด้วย เช่น รูปภาพ เสียง ภาพเคลื่อนไหว การ์ดอวยพร หรือ ไฟล์วีดีโอ ทำให้ประหยัดเพราะไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายใดๆ รวดเร็ว และการส่งอีเมลสามารถส่งจดหมายฉบับเดียวกันไปยังบุคคลได้หลายๆคน ในเวลาเดียวกัน

ขั้นตอนการขอใช้บริการอีเมล

          มีเว็บไซต์หลายๆ เว็บไซต์ที่เปิดบริการเมลเซิร์ฟเวอร์ เพื่อให้บริการด้านอีเมลแก่ผู้ใช้บริการอินเทอร์เน็ตทั่วๆไป ซึ่งเป็นอีเมลฟรี โดยให้ผู้ใช้เลือกใช้บริการได้แต่ละคนสามารถที่จะมีอีเมลแอดเดรสของตนเองได้เกินกว่า 1 อีเมลแอดเดรส โดยมีขั้นตอนในการสมัครขอใช้บริการอีเมลฟรีจาก www.yahoo.com ซึ่งสามารถสมัครได้ ดังต่อไป

1.พิมพ์ www.yahoo.com กด Enter เพื่อเข้าสู่เว็บไซต์ของ www.yahoo.com

2.คลิกเลือกที่เมนู Web

3.คลิกเลือก Sign Up Now จะแสดงรูปแบบการใช้บริการอีเมลที่เว็บไซต์นี้มีให้บริการโดยมีทั้งเป็นบริการอีเมลฟรี และเป็นบริการอีเมลที่

ต้องเสียค่าใช้จ่าย

4.คลิกเลือก Sign Up for Yahoo! Mail เพื่อขอใช้บริการอีเมลฟรี

5.กรอกรายละเอียดของผู้ขอใช้บริการเพื่อลงทะเบียนสมาชิก

การเขียนและการส่งจดหมาย

   

  ขั้นตอนการเขียนและการส่งจดหมายสามารถทำได้ ดังต่อไปนี้

1.ทำการ Log in เพื่อเปิดเมลบ็อกซ์ขึ้นมาใช้งาน โดยต้องกำหนด ดังนี้

          Yohoo! ID :ชื่อผู้ใช้บริการ (Username)

          Password  : รหัสผ่านที่ได้กำหนดไว้

     Remember my ID on this computer : เมือคลิกเลือกแล้วจะทำให้ในครั้งต่อไป หลังจากกำหนดYahoo! ID แล้วจะไม่ต้องป้อนรหัสผ่านในการ Log in อีก เพราะได้จำรหัสผ่านไว้ให้เรียบร้อยแล้วสำหรับในเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องนี้

2.Sign in : คลิกที่ Sign in เพื่อทำการตรวจสอบ Yohoo! ID และ Password เมื่อถูกต้องแล้วจึงจะสามารถเข้าไปใช้งานภายใน Yahoo! Mail ได้

3.หลังจากตรวจสอบ Yahoo! ID และ Password ถูกต้อง

4.ถ้าต้องการตรวจสอบจดหมายที่เข้ามาในเมลบ็อกซ์ให้คลิกที่ Check Mail

5.ถ้าต้องการที่จะเขียนจดหมายให้คลิกที่ Composc

  

องค์ประกอบของจดหมายจะประกอบด้วย 3 ส่วน ดังต่อไปนี้

   ส่วนของหัวเรื่อง ประกอบด้วย

1. TO : อีเมลแอดเดรสของผู้รับจดหมาย เช่น kulrapee@thaimail.com

2. Subject : หัวเรื่องของจดหมาย

3. Attach Files : การแนบไฟล์ชนิดต่างๆ ไปกับจดหมาย เช่น ไฟล์รูปภาพ ไฟล์เสียง

   ส่วนที่ใช้สำหรับการเขียนจดหมาย

     จะคลายกับกระดาษเปล่า แต่จะสามารถเลือกรูปแบบของการเขียนจดหมายได้หลากหลายมากกว่าการเขียนจดหมายลงบนกระดาษเปล่าทั่วไป ซึ่งจะช่วยทำให้จดหมายดูน่าสนใจยิ่งขึ้น
ย

   คำสั่งสำหรับการส่งจดหมา

     ส่วนที่ 1 คำสั่งที่ใช้จดสำหรับการส่งหมาย

          Send : คำสั่งเพื่อให้เมลไคลเอนท์ทำการส่งจดหมาย

          Save as draft : บันทึกจดหมายเป็นสำเนาเก็บไว้เพื่อสามารถตรวจสอบจดหมายภายหลังได้

          Cancel : ยกเลิกการส่งจดหมาย

   ส่วนที่ 2 Use my signature

          เปรียบเสมือนกับการเขียนจดหมายด้วยกระดาษพร้อมทั้งเซ็นลายมือชื่อกำกับไปในจดหมายด้วย เพื่อป้องกันการปลอมแปลงจดหมาย

          เมื่อได้จัดส่งจดหมายให้เรียบร้อยแล้ว yahoo! Mail จะแจ้งให้ผู้ขอใช้บริการทราบทันทีเพื่อจะได้ทราบว่าจดหมายที่ถูกส่งไปนั้นได้ถึงมือผู้รับแล้ว หรือมีปัญหาในการส่งจดหมายเกิดขึ้น

          เมื่อจดหมายที่ว่งไปแล้วไม่สามารถที่จะส่งไปถึงมือผู้รับได้ เช่น กรณีที่ที่อยู่ของผู้รับไม่ถูกต้อง จะแจ้งการตีกลับของจดหมายมายังผู้ส่ง

  

องค์ประกอบภายในกล่องจดหมาย

     เมนูหลัก ประกอบด้วย 4 เมนู ดังต่อไปนี้

Mail

1. Inbox : กล่องจดหมายเข้า

                          จะแสดงจดหมายที่มีอยู่ในกล่องจดหมายทั้งหมด โดยจะจัดเรียงตามวันที่ของจดหมายมราเข้ามา

2. Sent: กล่องจดหมายออก

                 จะแสดงจดหมายที่ได้เขียนและส่งออกไปยังผู้รับ โดยจะจัดเรียงตามลำดับของการส่ง

จดหมายออกก่อนหลัง  

3. Draft : กล่องเก็บสำเนาจดหมาย

                         ในบางครั้งเมื่อส่งจดหมายออกไปแล้วต้องการที่จะเก็บจดหมายไว้เพื่ออ่าน หรือเพื่อดูว่าได้ส่งจดหมายไปยังใครบ้าง หรือเมื่อต้องการที่จะส่งจดหมายฉบับเดิมอีกก็จะไม่ต้องเสียเวลาในการเขียนจดหมายใหม่

4. Trash : ถังขยะ

                          เมื่อเราได้อ่านจดหมายจากกล่องจดหมายเข้าเรียบร้อยแล้ว ก็ควรจะลบจดหมายบับนั้นออก เพราะการสมัครอีเมลฟรีนั้น เมลเซิร์ฟเวอร์ให้พื้นที่ในการเก็บจดหมายจำนวนไม่มากนัก

Addresses

     Addresses คือ การบันทึกอีเมลแอดเดรสของบุคคลต่างๆ ไว้ในเมลบ็อกซ์เช่นเดียวกับการบั้นทึกหมายเลขโทรศัพท์ของเพื่อนไว้ในเครื่องโทรศัพท์มือถือ เพื่อสะดวกในการสื่อสารกันในครั้งต่อไป ซึ่งเราจะไม่ต้องพิมพ์อีเมลแอดเดรสของบุคคลคนนั้นอีก เพียงแต่เปิดเมนูแอดเดรสขึ้นมาแล้วจะสามารถเลือกที่อยู่ของบุคคลที่ต้องการเขียนจดหมายไปถึงได้ทันที

Calendar

      Calendar คือ ปฏิทินสำหรับการบันทึกตารางการปฏิบัติงาน โดยจัดแบ่งเป็นวัน สัปดาห์ เดือน ปี และเรียงตามเหตุการณ์ เพื่อช่วยให้สะดวกในการค้นหา

Notepad

     Notepad เปรียบเสมือนสมุดบันทึกช่วยจำ โดยให้พิมพ์ข้อความต่างๆ ที่ต้องการบันทึกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ และเราสามารถที่จะเปิดออกมาอ่านเมือใดก็ได้ โดยกำหนดการบันทึกได้

การอ่านจดหมาย

               ภายในกล่องจดหมาย จะแสดงจดหมายที่อยู่ภายในกล่องเก็บจดหมายนี้ เมื่อเราคลิกเลือกที่Inbox หรือ Check Mail จะปรากฏรายการของจดหมายที่มีอยู่ ถ้าเราต้องการที่จะอ่านจดหมายฉบับใด ให้คลิกเลือกที่ตัวจดหมายนั้น แล้วจะแสดงรายละเอียดของเนื่อหาในจดหมายพร้อมทั้งจะมีหัวจดหมายเพื่อให้เราทราบถึงที่มาของจดหมายได้

การตอบจดหมาย

             เมื่ออ่านจดหมายแล้วต้องการที่จะส่งจดหมายเพื่อตอบกลับไปยังผู้ส่ง สามารถคลิกเลือก Reply เราจะไม่ต้องพิมพ์ชื่อผู้รับอีก เพราะอีเมลจะนำชื่อชองผู้ส่ง มาเป็นชื่อผู้รับ พร้อมทั้งชื่อเรื่องก็จะเป็นชื่อเรื่องเดิม เพียงแต่เพิ่ม Re: หน้าชื่อเรื่องของจดหมาย และจะนำเนื้อหาของจดหมายฉบับที่เราได้รับมาแสดงด้วย เป็นการทบทวนเรื่องราวของจดหมายก่อนที่จะทำการตอบจดหมายต่อไป

การส่งต่อจดหมาย

             การส่งต่อจดหมาย หมายความว่า เมื่อเราส่งจดหมายฉบับนี้ไปยังบุคคลอื่นๆ อีก คล้ายกับระบบจดหมายเวียนที่สามารถส่งต่อไปยังบุคคลอื่นๆ ได้อีกเป็นจำนวนมาก โดยไม่ต้องเสียเวลาที่จะเขียนจดหมายทีละฉบับเพื่อส่งให้แต่ละคน จะเป็นการช่วยลดเวลาในการเขียนจดหมาย และยังสามารถทำเป็นสำเนาเพื่อส่งต่อไปยังบุคคลอื่นๆ ได้อีกด้วย

การลบจดหมาย

             เมื่อท่านใช้บริการรับส่งจดหมาย e-Mail มาถึงระดับหนึ่ง จดหมายจะเต็มกล่องเก็บจดหมาย เมื่อจดหมายเต็มกล่องเก็บแล้วจะส่งผลให้โปรแกรม  Mail ไม่ทำงาน การจัดการลบจดหมายจึงเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างหนึ่ง ขั้นตอนการลบจดหมายมีดังนี้

ขั้นตอน

1. คลิกที่ Inbox เมื่อคลิกแล้วจะได้กรอบ Inbox ดังภาพ

2. จากนั้นคลิกเครื่องหมายถูกที่กรอบสี่เหลี่ยม ดังภาพ แล้วคลิกปุ่ม Delete ตามลำดับ 

 

3.จดหมายก็จะถูกลบออกจากกล่อง Inbox จดหมายที่ถูกลบออกไปจะถูกนำไปเก็บที่ Trash Can และจะถูกลบโดยอัตโนมัติต่อไป นั้นหมายความว่าหากท่านลบจดหมายผิด ท่านยังสามารถกู้จดหมาย จากกล่อง Trash Can นี้ได้ โดยการ คลิกที่ Trash Can แล้วคลิกเครื่องหมายถูกในกรอบสี่เหลี่ยมหน้าจดหมายที่ต้องการกู้ จากนั้นมาคลิกที่เมนู Recover to Folder แล้วเลือกกล่องจดหมายที่ต้องการกู้ไปเก็บไว้ ดังภาพ 

การกู้จดหมายกลับคืน

     1.คลิกที่Trash
     2.คลิกเลือกที่จดหมายที่ต้องการกู้
     3.คลิกที่Moveเพื่อกำหนดสถานที่ที่จะนำจดหมายจากถังขยะไปเก็บไว้
          1.(NewFolder)ให้สร้างโฟลเดอร์ไหม่ที่ต้องการเก็บจดหมาย
          2.Inboxให้นำจดหมายไปเก็บไว้ในกล่องจดหมายเข้า    

     4.ถ้าต้องการลบจดหมายก็เพียงแต่คลิกที่จดหมายแล้วคลิกที่Delete